Adjoint/e administrative (2 postes)

  • Date de publication : avril 7, 2022
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Description de l'emploi

Voici votre chance de faire partie d’une institution culturelle connue et reconnue dans la Ville de Québec!

Notre client est à la recherche de 2 adjoint/es administratives afin d’assurer le soutien administratif dans 2 départements respectifs de son organisation dans le but de faciliter la circulation de l’information entre les différents intervenants internes et externes, d’assurer le suivi des contrats, des factures et des budgets du département concerné.

Rôles et responsabilités : 

  • S’assurer de bien connaître l’ensemble des besoins en support administratif de la direction
  • Se tenir informée des dossiers en cours afin de trier, de traiter et d’effectuer un suivi des questions et demandes reçues par téléphone, par courrier ou par courriel
  • Compléter les fiches de suivis des contrats à court, moyen et long terme et codifier, selon les normes en vigueur
  • Effectuer des bons de commandes et transmettre aux fournisseurs
  • Vérifier les factures et les codes comptables et diriger les factures aux chargés de projet et au directeur pour approbation
  • Collaborer à la vérification des données budgétaires du maintien des actifs, du fonds d’exploitation et des projets spéciaux à la demande du directeur ou des chargés de projet
  • Transmettre les rapports de suivi budgétaire et toute information nécessaire à la vérification de la facturation aux collaborateurs des ressources financières
  • Tenir l’agenda du directeur, prendre les dispositions s’y rattachant
  • Effectuer les réclamations de frais de déplacement du personnel de la direction
  • Concevoir, rédiger et corriger des documents
  • Vérifier la qualité et la forme linguistique des textes et mettre en page divers document

Compétences recherchées :

  • Un grand sens de l’organisation
  • Un souci du détail et de la minutie
  • Une bonne capacité d’adaptation
  • Un esprit de collaboration et d’ouverture
  • Orienté client (interne et externe)

Exigences :

  • DEP en secrétariat ou formation en bureautique
  • Minimum de deux (2) ans d’expérience dans des fonctions similaires
  • Maîtrise orale et écrite de la langue française
  • Aisance avec les outils bureautiques de la suite Office
  • Aisance avec les outils de gestion financières et matérielles (atout)
  • Connaissance de Virtuo et Pivotal (atout)

Avantages :

  • Salaire et tous les avantages offerts par les institutions gouvernementales !
  • 35 heures / semaine

Vous voulez en savoir plus sur l’opportunité? Contactez-nous dès maintenant à aide@ascencio.ca!

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