POLITIQUE SUR LA CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Objectif :

La protection de votre vie privée est une priorité pour ASCENCIO. La présente politique vise à vous informer des balises établies pour protéger les renseignements personnels que vous confiez à l’organisation, le tout en conformité avec les règles et lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent.

ASCENCIO est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

2. Application :

Dans le cadre de ses activités, et suivant votre accord, ASCENCIO peut recueillir des renseignements personnels que vous nous fournissez afin de les utiliser pour les finalités décrites ci-dessous. La présente politique détaille de quelles manières ASCENCIO :

• Recueillent les renseignements personnels;
• Utilisent ces mêmes renseignements et;
• Communiquent ces renseignements à des tiers, suivant votre consentement à cet effet lorsque nécessaire.

Tous les employés et tiers désignés de ASCENCIO sont responsables de l’application de la politique de confidentialité des données et des pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

3. Définitions et interprétation :

Renseignements personnels : Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils comprennent notamment le nom, la date de naissance, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel personnelle, le numéro d’assurance sociale et XYZ. Le titre professionnel, les adresses professionnelles (y compris les adresses de courriel) et les numéros de téléphone ou de télécopieur au bureau ne constituent toutefois pas des renseignements personnels.

Consentement : Le consentement est l’autorisation de la personne titulaire des renseignements personnels à recueillir et à utiliser ses renseignements personnels. Le consentement ne se présume pas. Il doit être manifeste, libre, éclairé, être donné à des fins spécifiques, en termes simples et clairs, pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

Personne responsable PRP : personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, dont le mandat lui a été délégué par la Direction générale.

Tiers : Toute personne physique ou morale externe au Radiologie Mailloux, qui ne fait pas partie de ses patients ou des membres de son personnel. Le tiers peut inclure les médecins traitants, les cliniques externes, les fournisseurs, les sous-traitants, les autres contractants, les partenaires, les consultants, les autres organismes externes, etc.

4. Principaux Principes :

a) Responsabilisation

ASCENCIO est responsable des renseignements personnels qu’il gère, et doit désigner une ou des personnes qui devront assurer le respect des principes énoncés ci-dessous.

b) Collecte des renseignements

La collecte de renseignements personnels par ASCENCIO s’effectue lorsque vous êtes un candidat traité par ASCENCIO dans le cadre d’un mandat, un employé ou un client de ASCENCIO et que vous communiquez volontairement vos renseignements personnels.

Lorsque nous recueillerons vos renseignements, vous aurez l’occasion de refuser qu’ils soient conservés pour une utilisation ultérieure par ASCENCIO.

c) Consentement

Votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels doit être donné de manière explicite. Il sera valide pour les fins mentionnées à la présente politique ainsi que pour les fins spécifiques mentionnées lors du consentement, le cas échéant. Le consentement sera valide pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs précisés au consentement ou pour les objectifs précisés au point 4f) de la présente politique. Votre consentement pourra être retiré en tout temps comme il est indiqué au point 5c) de la présente politique.

d) Finalité de la collecte

Les renseignements personnels que vous communiquerez serviront exclusivement aux fins suivantes, sans s’y limiter :

• Gestion du dossier administratif de l’employé
• Gestion des différents dossiers administratifs des employés de nos clients
• Validation du plumitif et des références de nos candidats
• Exactitude de l’identification de nos candidats, au besoin
• Exactitude du transfert de dossier au médecin référent
• Gestion du dossier administratif des fournisseurs et partenaires
• Toutes autres finalités qui auront au préalable été identifiées sur le formulaire de consentement

e) Limitation de la collecte

La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires aux fins précisées dans la présente politique. Lorsque nous recueillerons vos renseignements, vous aurez l’occasion de refuser qu’ils soient conservés pour une utilisation ultérieure par ASCENCIO.

f) Limitation de l’utilisation

Vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis comme cela est précisé au point 4d) et 4^e) de la présente politique et par le personnel autorisé seulement. À cet effet, nous les conservons de manière confidentielle aussi longtemps que nécessaire.

g) Conservation des renseignements personnels

ASCENCIO s’assure de conserver vos renseignements personnels de manière sécuritaire et confidentielle aussi longtemps que nécessaire de façon numérique sur le serveur informatique de la compagnie.

h) Mesures de sécurité

ASCENCIO assure la protection de vos renseignements personnels en tout temps, par des mesures de sécurité appropriées. ASCENCIO s’assurent de limiter l’accès aux renseignements personnels au personnel.

i) Divulgation des renseignements personnels

ASCENCIO pourra divulguer vos renseignements personnels à des tiers seulement dans les cas qui auront préalablement été spécifiés dans le formulaire de consentement.

ASCENCIO s’assure, dans les limites du raisonnable, que ces tierces parties respectent les règles et engagements de la présente politique en prenant les mesures nécessaires.

j) Exactitude des données

ASCENCIO prend les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels au moment de les utiliser ou de les communiquer.

Nous vous remercions de contribuer à cette exactitude en communiquant avec nous tout changement devant être apporté à vos renseignements personnels ou toute erreur pouvant s’y trouver. Veuillez consulter la section Coordonnées afin d’obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

5. Droit d’accès, de rectification et de retrait du consentement

a) Accès à vos renseignements personnels

ASCENCIO vous permettent, sous réserve des conditions et exemptions prévues à la loi, d’avoir accès aux renseignements personnels que ASCENCIO détiennent à votre sujet.

b) Modification ou de suppression des renseignements personnels

Il vous sera bien sûr possible de modifier les renseignements personnels que ASCENCIO a recueilli, au besoin. Il vous sera également possible de faire supprimer tout renseignement confidentiel recueilli de manière non conforme à la loi.

c) Retrait du consentement

Toute demande d’accès, de rectification ou de suppression devra être réalisée par écrit à l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels désigné par l’Ascencio et devra être accompagnée d’une preuve d’identité.

d) Plainte

Toute demande ou plainte en lien avec la présente politique doivent être adressé à la personne responsable de la protection des renseignements personnels désigné par ASCENCIO.

6. Coordonnées

Pour toute question ou commentaire concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, notre politique de confidentialité des données, ou pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, n’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel :
aide@ascencio.ca

Par courrier :
ASCENCIO
a/s Responsable de la protection des renseignements personnels
100 rue de Vancouver
Saint-Augustin-de-Desmaures
QC, G3A 0P9

Par téléphone :
(418) 953-0279

7. Déclaration

Suite à la lecture de la présente Politique de confidentialité des données et à la confirmation qu’elle y adhère, toute personne visée par la cueillette d’informations confidentielles la concernant déclare comprendre qu’il lui a été permis de refuser que ASCENCIO recueille des informations confidentielles la concernant et confirme également :

• Qu’elle accepte que ASCENCIO recueille des informations confidentielles la concernant pour atteindre les objectifs décrits au point X de la présente politique;
• Qu’elle accepte que ASCENCIO partagent les informations confidentielles recueillies afin d’atteindre les objectifs communs décrits au point X de la présente politique;
• Qu’elle comprend que le présent consentement est révocable.